Reservation Agents haben eine wichtige Funktion in Hotel-Administration und Verkauf. Je nach Grösse des Hotels sind sie der Direktion oder dem Front Office Management unterstellt und arbeiten in enger Kooperation mit den Sales, Events und Front Office Abteilungen des Hotels.

Aufgaben eines Reservation Agents
Ziel der Reservationsabteilung ist es, das Hotel optimal auszulasten, d.h. so viele Zimmer wie möglich zur bestmöglichen Rate zu belegen. Dafür nehmen Reservation Agents alle Reservierungen und Buchungen entgegen und bearbeiten und kontrollieren sie im Property Management System. Sie erstellen auch Angebote und erledigen alle dazugehörige Korrespondenz. Sie beraten und informieren Gäste rund um Buchung und Hotelaufenthalt und verkaufen Zusatzleistungen wie Restaurantreservationen, Spabehandlungen, Events oder Ausflüge. Wenn es im Front Office «brennt» arbeiten Reservation Agents auch direkt an der Reception, begrüssen und verabschieden Gäste und kümmern sich um alle Arbeiten im Front Office.

Voraussetzungen für die Arbeit als Reservation Agent
Die ständige Interaktion mit den verschiedensten Menschen erfordert Kommunikationsfähigkeit und ein hohes Mass an Gästeorientierung, Geduld und freundlichen Umgangsformen. Dazu kommen Teamfähigkeit, Verantwortungsbewusstsein und organisatorisches Talent sowie sehr gute Fremdsprachenkenntnisse (mindestens Englisch) und ein gutes Zahlenverständnis. Punkto Ausbildng brauchst du als Reservation Agent eine abgeschlossene Ausbildung als Hotelfachfrau/-mann,  Hotelkaufmann/-frau oder Tourismusfachmann/-frau.

Karriere in Reservations
Mit wachsender Berufserfahrung und entsprechenden Zusatzausbildungen entwickeln Reservation Agents gute Kenntnisse des lokalen Markts und der dynamischen Preisgestaltung. Sie können Reservation Manager werden, womit zusätzliche Aufgaben in Personal- und Teamführung dazukommen: Einstellung, Training und Beurteilung von Mitarbeitenden, Personalplanung sowie interne Qualitätskontrolle und Prozessoptimierung.